毕业论文电子稿有固定的样子。学校会发一份文件。这份文件告诉我们电子稿应该怎么做。我们必须仔细看这份文件。按照文件里的要求去做。电子稿的样子很重要。样子不对，老师可能不收。我们花了很长时间写论文。最后因为样子不对而耽误时间。那就太可惜了。

首先说纸张的大小。我们国家的论文一般用A4纸。这一点几乎没有例外。电子稿的页面设置要调成A4。页边距也有规定。上下左右留多少空白。文件里都会写清楚。常见的上边距是三厘米。下边距是二点五厘米。左边距是三厘米。右边距是二点五厘米。这些数字要记牢。在电脑的Word软件里设置好。设置一次就行。后面就不用再管了。

字体的要求很具体。正文用什么字体。标题用什么字体。都有讲究。中文论文的正文常用宋体。有时候也用仿宋。但宋体是最常见的。标题常用黑体。学校文件里会写明白。字号的大小也要注意。正文一般用小四号字。标题用更大的字。比如一级标题用三号字。二级标题用小三号字。这些设置都在Word软件的工具栏里。用鼠标点一下就能选。

行距就是一行字和下一行字的距离。毕业论文的行距一般是固定值。这个值常常是二十磅。或者一点五倍行距。我们打开段落设置。找到行距那一栏。选择固定值。然后在旁边输入二十。这样所有的行就都一样了。看起来整齐清楚。段前和段后距离有时也有要求。有的学校要求段前空零点五行。段后不空。这些细节都不能忽略。

标题的格式要分开说。论文有大的章节标题。比如第一章、第二章。也有小节的标题。比如一点一、一点二。还有更小的标题。它们的格式都不一样。一级标题居中显示。用粗体。字号大一些。二级标题靠左显示。也常用粗体。字号比一级标题小一点。三级标题再靠左。可能不用粗体。我们用Word里的样式功能。把各级标题的格式设好。以后写的时候直接点一下。就不用每次调整了。这样既省时间。又不会出错。

页眉和页脚是纸的上边和下边那一小块地方。页眉里常常放学校的标志。或者论文的题目。页脚里放页码。页码怎么放有规定。有的要求居中。有的要求靠右。页码从正文开始编。前面的摘要和目录用另一种页码。比如用罗马数字。这个有点复杂。但Word软件可以做到。我们找到“分节符”的功能。把论文分成不同的节。每一节可以单独设置页码。多试几次就会了。

参考文献的写法最麻烦。每一本书。每一篇文章。写法都不一样。中文文献和英文文献写法也不同。但有一个原则。同一类型的文献格式要统一。比如所有的期刊文章。作者名怎么写。文章名怎么写。期刊名怎么写。年份和页码怎么写。都要保持一致。我们可以找一篇已经通过的师兄师姐的论文。看看他们的参考文献是怎么列的。照着那个样子写。会容易很多。参考文献的排列顺序。通常是按作者姓名的拼音字母排。或者按在论文中出现的顺序排。学校文件会说明用哪一种。

表格和图片的插入也有规矩。论文里常有数据表格。或者画的图。表格要有标题。标题放在表格的上面。图片也要有标题。标题放在图片的下面。标题要编号。比如“表1-1”、“图2-3”。方便我们在文字里提到它们。表格和图片要尽量保持清晰。不能模糊。它们的位置最好靠近文中第一次提到的地方。不要离得太远。

目录是自动生成的。不是我们自己一个字一个字打出来的。我们把论文里所有的标题都用了正确的样式。比如把一级标题设为“标题1”。二级标题设为“标题2”。然后我们在Word里点“引用”。再点“目录”。选一个自动目录。目录就自己生成了。这样最准确。以后改了标题的文字。或者页码变了。只需要更新一下目录。目录就会自动变。很方便。

附录是放一些额外材料的地方。比如调查问卷的全文。很长的数据表。或者程序的代码。这些材料如果放在正文里。会让正文显得太长太乱。就把它们放在最后。作为附录。附录也要有标题。附录里的内容也要排版整齐。

文件名和保存很重要。电子稿最终要交给老师。文件名不能随便起。学校通常会规定文件名格式。比如“学号-姓名-论文题目-日期”。我们按要求命名。把论文保存为PDF格式。PDF格式看起来和打印出来一样。不会因为电脑不同而变样。发送给老师之前。一定要自己打开PDF文件检查一遍。看看有没有错乱的地方。

打印前必须再检查。虽然交的是电子稿。但有时也需要打印出来。打印之前。用预览功能看看整体效果。检查页眉页脚对不对。页码连不连续。标题位置合适不合适。图片有没有跑到奇怪的地方。确认一切都没问题。再点打印。

写论文很辛苦。注意内容。也要注意形式。电子稿的样式就是论文的形式。形式规范。显得我们认真。尊重学术规则。老师看了也舒服。我们按照学校给的模板。一步一步设置。遇到不明白的地方。及时问同学。问老师。多花一点时间在格式上。是值得的。这就像出门穿得整齐干净。给人留下好的第一印象。论文的电子稿样式。就是论文的脸面。我们把它收拾好。