写论文的时候，很多人会打开电脑里的Word软件。Word软件里有各种各样的功能，能帮助我们写出格式整齐的文章。但是，一篇合格的论文，或者一本准备印刷的书，样子是有严格规定的。比如标题在哪里，字要多大，每一页的页眉页脚写什么，目录怎么自动生成。这些规定如果每次都自己手动调整，会非常麻烦，也很容易出错。所以，我们需要一个“模板”。模板就像是一个已经做好的空架子，我们只需要把自己的文字放进去，文章就会自动变成规定的样子。

论文和书籍的模板，在Word里其实是一个特别的文件。这个文件的后缀名是“.dotx”。你可以把它理解成一个“模具”。这个模具里，已经把所有的格式都设定好了。打开这个模板文件，就等于开始使用这个模具。你新写的每一页纸，都会按照模具的样子来排版。这样做的最大好处，就是整齐统一，并且节省时间。

一个完整的论文或书籍模板，里面到底藏了哪些东西呢？首先是“样式”。样式是Word里一个非常重要的功能。它就像是给文字穿上的各种“衣服”。比如，“标题1”这件衣服，可能规定字体是黑体，字号是三号，并且要居中对齐。“正文”这件衣服，可能规定字体是宋体，字号是小四，行距是固定值20磅。在模板里，我们会事先把这些“衣服”都做好。写文章的时候，你不需要自己一段段去调整字体大小。你只要选中一段文字，然后给它穿上“标题1”这件衣服，它立刻就变成了标题的样子。这样做，整篇文章里所有同级的标题，样子都会一模一样，不会出错。

模板里第二个重要的东西，是“页面设置”。一本书或者一篇论文，用多大的纸来打印，是A4纸还是别的规格？页面的上下左右，各要留出多少空白？这些都在页面设置里规定好。模板会把这些数字一次定好，以后每一页纸，都会是这个尺寸，这个边距。

模板里第三个重要的部分，是“页眉和页脚”。页眉在每一页纸的最上方，页脚在最下方。论文里，页眉通常会写上论文的题目，或者章节的名字。页脚通常会放上页码。在书籍里，奇数页和偶数页的页眉页脚常常不一样。比如，偶数页的页眉放书名，奇数页的页眉放章节名。页码的格式也有要求，比如前面几页序言用罗马数字，正文才开始用阿拉伯数字。这些复杂的要求，都可以在模板里一次设置好。你写文章时，不用操心这些，Word会自动按模板的规定，给每一页加上正确的内容。

模板里还会包含“目录”的自动生成功能。写一篇很长的论文或书，目录是必不可少的。如果自己手动去打目录，不仅要一页一页去核对页码，而且一旦文章内容有修改，页码变了，目录又得全部重打，非常痛苦。在模板里，只要你正确地使用了“标题1”、“标题2”这些样式，Word就能认出哪些是标题。最后，你只需要点一下“引用”菜单里的“自动生成目录”，一个整齐、页码正确的目录立刻就出现了。以后文章内容有改动，只需要“更新目录”，一秒钟就能搞定。

除了这些，模板里还可以预设好其他东西。比如，论文封面应该长什么样子，哪里写学校名称，哪里写学生姓名和学号。又比如，每一章开头的时候，是不是要另起一页。参考文献的列表，应该用什么格式来排列。这些都可以预先放在模板里。

那么，我们怎么得到一个好用的模板呢？通常有两个办法。第一个办法，是向你的学校或者出版社要。很多大学的研究生院，都会提供官方的学位论文模板。出版社在决定出版你的书时，也会发给你他们规定的排版模板。你直接使用他们给的模板，就肯定不会在格式上出错。这是最省事、最可靠的办法。

第二个办法，是自己制作一个模板。如果你经常需要写同一种格式的文章，自己做一个模板会很方便。你可以打开一个新的Word文档，按照要求，一步一步地把页面设置好，把各种样式（正文、各级标题、图注、表注等）一个一个地创建并定义好。把页眉页脚设置好，把封面页做好。全部完成后，不要把这个文件保存为普通的“.docx”文档，而要选择“另存为”，在文件类型里选择“Word模板（*.dotx）”。这样，你就拥有了一个自己的模板。以后每次要写新文章，就打开这个模板文件，它会自动创建一个基于模板的新文档，你就可以开始写了。

使用模板的时候，有几点需要注意。一定要养成给文字“穿衣服”（应用样式）的习惯。不要用鼠标去手动调整字体和字号。比如，你想把一行字变成一级标题，不要自己把它改成黑体三号居中。你应该选中这行字，然后用鼠标去点样式栏里的“标题1”。只有这样，Word才知道这是标题，以后才能用它来生成目录，页眉也才能正确地显示章节名。如果你总是手动调整，模板就失去了意义，目录和页眉页脚这些自动功能都会乱掉。

另一个要注意的是，尽量不要在模板文件里直接写文章然后保存。正确的做法是：打开模板文件，Word会自动创建一个未命名的、基于模板的新文档。你在这个新文档里写文章，写完用“保存”或“另存为”，把它存成一个普通的Word文档。你的模板文件本身始终保持干净，没有被改动。这样，下次你还可以继续用这个干净的模板，来开始写另一篇文章。

模板是一个工具，它的目的是让我们把心思花在写作的内容上，而不是浪费在调整格式上。整齐划一的格式，能让你的论文或书籍看起来更专业，更严肃。读者和评审老师也更容易阅读。在电脑和打印机普及之前，人们用手写或者打字机写文章，要统一格式非常困难。现在有了Word和模板这样的工具，我们应该好好利用它们。

不同的场合，对格式的要求不一样。毕业论文、学术期刊投稿、出版书籍，格式要求都不同。所以你可能需要准备好几个不同的模板，应付不同的需要。把模板文件放在电脑里一个固定的、容易找到的文件夹里，用清楚的名字命名，比如“XX大学硕士论文模板.dotx”、“XX出版社书稿模板.dotx”。这样用的时候，一下子就能找到。

当你的文章写完了，用模板排好版，打印出来或者生成PDF文件。你会看到，你的文章和正式出版的书籍论文一样，有漂亮的封面，整齐的目录，清晰的页眉和页码。这一切，都得益于最开始那个小小的模板文件。它不声不响，却帮你完成了所有繁琐的排版工作。这就是Word论文成书书籍模板的作用，一个简单但无比实用的工具。