出纳是管钱的工作。钱怎么进来,钱怎么出去,出纳负责这些事。每天经手很多现金,很多银行单据。出纳的工作很重要,不能马虎。一分钱都不能错。错了就很麻烦。
很多人觉得出纳就是数钱。不是这样的。数钱只是很小的一部分。公司发工资,钱要从银行拿出来,或者从账上划走。出纳要去办。员工报销,拿来发票和单据,出纳要审核,要看对不对,符不符合规定,然后才能给钱。公司买东西,付货款,出纳要根据合同和发票付款。客户付钱过来,出纳要查账,要确认钱到了没有,然后记账。这些事每天都发生。
现金放在哪里?放在保险柜。保险柜的钥匙和密码只有出纳知道。这是责任。每天下班前,出纳要清点保险柜里的钱。数一数,和账本上的数字对一对。必须一模一样。如果多了钱,要想办法找原因。如果少了钱,要报告,要查清楚。公司的钱不能和个人的钱混在一起。这是规矩。出纳自己口袋里有钱,公司的钱是公司的钱,必须分开。绝对不能把公司的钱拿来自己用,哪怕只是暂时用一下也不行。这是非常严重的事。
银行的事情也多。公司开账户,出纳要去银行办。转账汇款,出纳要填写单据,要核对账号和户名。现在用网上银行多了,但还是要很小心。网络付款,鼠标点一点钱就出去了。出纳要仔细看金额,看收款人,一遍又一遍地确认。密码和U盾要保管好,不能让别人知道。银行每个月会寄对账单,或者从网上打印下来。出纳要一笔一笔核对,看公司的记录和银行的记录是不是一样。如果有不一样,要马上找出来原因。可能是银行手续费忘了记,可能是有一笔钱还没到账。都要弄清楚。
记账是出纳的基本功。今天收了多少钱,付了多少钱,每一笔都要记下来。用本子记,或者用电脑记。日期要写清楚,金额要写清楚,谁付的钱,付给谁,做什么用的,都要写清楚。这个记录叫做现金日记账。银行的钱也要记,叫银行存款日记账。账本要干干净净,字要工整。不能随便涂改。如果写错了,要用正确的方法改正,要留下改动的痕迹。这样别人看了才明白。
出纳要遵守国家的规定。国家有现金管理制度。公司不能用现金随便交易,超过一定数额就要通过银行转账。为什么?为了安全,也为了管理。出纳要懂这些规定。比如,发工资用现金,但要代扣个人所得税。这个税不是公司的钱,是国家的钱,出纳要按时交到银行去,不能拖延。还有各种费用,社保、公积金,出纳都要按时办理。这些钱关乎员工的利益,不能出错。
发票和收据很重要。付钱出去,通常要拿到发票。这是证明。证明这笔钱花得正当,花在公司的业务上。出纳要会认发票。真的发票什么样,假的发票什么样,要能分辨。假的发票不能收。收来的发票要整理好,交给会计做账。有些钱付出去没有发票,比如一些零碎开支,那也要有收据,要有经手人签字。白条不能随便入账。这些都是规矩。
出纳要细心。整天和数字打交道,一个小数点错了,事情就大了。一万块钱写成一千块钱,麻烦就来了。看账号,一个数字看错,钱就可能转到别人的账户里,追回来很难。所以一定要细心。一遍看不放心,就看两遍。重要的付款,最好两个人一起核对。这不是不信任,这是为了保险。
出纳要诚实。钱很有诱惑力。每天手里过那么多钱,心里要稳得住。不是自己的钱,一分都不能拿。诚实是最重要的品质。公司信任你,才把管钱的事交给你。不能辜负这份信任。很多公司管钱的制度和手续,比如付款要领导签字,要会计审核,就是为了防止一个人权力太大。出纳要理解这些制度,要按制度办事,不能嫌麻烦。
出纳也要不断学习。现在付款方式多了。以前主要是现金和支票,现在有网银,有手机支付,有第三方平台。这些新东西,出纳要会操作。银行的规定也常变,税务的政策也常更新。出纳要留心,要学习。不懂就问,问会计,问领导,问银行的人。不能按照老办法一直做下去。
出纳的工作很平凡。每天重复类似的事情:点钱、记账、跑银行、开发票。但这份工作不简单。它要求准确,要求可靠,要求责任心。一个公司就像一个小家庭,出纳就像是管家里钱袋子的人。钱袋子管好了,家里的事情才顺当。采购材料不会因为没钱付而耽误,员工不会因为工资发错而有怨言,老板能清楚知道钱花在哪里。出纳的工作就在这些具体的事情里体现价值。
做一名出纳,心要静,手要勤,眼要明。这是最基本的要求。心静,才能坐得住,才能仔细。手勤,就是该记的马上记,该办的马上办,不拖拉。眼明,就是能看出问题,能发现差错。这些都不是高深的学问,是踏踏实实的功夫。
这份工作也锻炼人。它让人变得有条理,变得严谨。每天和钱打交道,会更深地理解什么是责任,什么是诚信。这些体会,对以后做别的工作也有帮助。很多好的会计,最初都是从出纳做起的。他们把基础打得很牢,知道钱是怎么流动的,知道账是怎么来的,以后看问题就更明白。
总之,出纳是经济活动中一个基础的岗位。它连接着公司和银行,连接着公司和员工,连接着收入和支出。它的工作内容具体而琐碎,但意义重大。把每一笔钱管好,把每一笔账记清,这就是出纳的职责。这份工作不需要华丽的语言,需要的是实实在在的行动,是日复一日的认真和坚持。