文秘工作就是处理文件。开会要做记录。领导讲话要整理。文件来了要分类。电话响了要接听。客人来了要倒茶。这些都是文秘要做的事。

我原来觉得这些事很简单。谁都能做。不就是打打字吗。不就是接电话吗。上了大学学了文秘专业。我发现不是这样。文秘工作有很多学问。比如怎么写公文。公文和普通文章不一样。公文有固定的格式。通知怎么写。报告怎么写。函怎么写。每个都有要求。不能乱写。

我记得第一次写公文。我按自己的想法写。老师说我写错了。老师说公文不能有感情色彩。要客观准确。我用了很多形容词。老师都删掉了。老师说公文要简洁明了。一句话能说清楚的不要说两句。

会议记录也不简单。不是把每个人说的话记下来就行。要抓住重点。讨论的时候大家说很多话。有的重要有的不重要。要分辨哪些是重要的记下来。会议记录最后要形成决议。谁负责什么事。什么时候完成。这些必须写清楚。

我练习了很多次。开始总是记不全。后来我学会了先听明白再记。听不懂的马上问。不能乱记。记录要准确。不能改变别人的意思。

文件管理也很重要。办公室每天收到很多文件。怎么分类。怎么存档。怎么快速找到需要的文件。这需要一套方法。我们学了档案管理。学了编码规则。学了电子文件怎么管理。

电脑操作是必须会的。打字要快。排版要漂亮。表格要做清楚。PPT要会做。这些我们天天练习。开始我打字很慢。一个指头一个指头敲。后来学会了盲打。速度就快了。

我们还学了礼仪。怎么接电话。怎么迎接客人。怎么安排座位。怎么着装。这些都很讲究。接电话要先说“您好”。问清楚对方是谁有什么事。重要的事情要重复确认。客人来了要微笑。要根据身份安排座位。倒茶要倒七分满。这些细节体现实习生的素质。

写毕业论文时我选择了办公室自动化这个题目。现在很多工作都用电脑完成。文秘工作也在变化。以前用手写文件。现在用电脑。以前存档用文件柜。现在用电脑硬盘。但不管工具怎么变。文秘工作的核心没有变。还是要准确高效地处理信息。

我调查了几家公司。看他们用什么软件。怎么管理文件。怎么开视频会议。我发现有的公司很先进。全部无纸化办公。有的公司还在用老方法。纸质的文件一大堆。找起来很麻烦。

我建议中小企业也要推进办公室自动化。开始可能要多花点钱买设备。但从长远看能提高效率。文件存在电脑里不占地方。查找起来快。多人可以同时看一个文件。

写论文不容易。我要收集资料。要做调查。要分析数据。要写出自己的观点。经常熬夜。有时候写不出来很着急。老师说论文要有自己的研究。不能光抄别人的。我反复修改了好多次。

通过写论文我更加理解文秘工作。文秘不只是打杂。文秘是管理者的助手。文秘工作做得好。整个单位的工作都会顺畅。文件传达及时。会议安排妥当。信息管理有序。领导就能集中精力做决策。

文秘人员要细心。一个标点错了可能改变文件的意思。一个电话记错了可能误事。一个会议安排不当可能影响工作。文秘人员要守时。说好九点开会。八点半就要准备好一切。文秘人员要保密。知道的事情不能随便说。

我很高兴学了文秘专业。这个专业教会我很多实用的技能。这些技能在任何单位都用得上。我比以前更细心了。更有条理了。更会与人打交道了。

学习过程中老师很严格。一个格式错误就让我们重写。开始我不理解。觉得太较真。工作后才知道老师的用心。文秘工作就是需要准确。差一点都可能出问题。

同学之间互相帮助。练习会议记录时。一个同学扮演领导讲话。其他同学记录。然后比较谁的记录最准确。这样的练习很有趣也很有用。

现在我要毕业了。我要找一份文秘工作。可能开始只是做简单的打字复印。没关系。我会认真做。把每件小事做好。慢慢学习更多东西。我想成为一名优秀的文秘人员。为领导分忧。为单位贡献自己的力量。

文秘工作平凡但不简单。它需要耐心和责任心。我准备好了。